Offene IT-Stelle, laufendes Projekt: Was Unternehmen wirklich kostet, wenn Recruiting zu lange dauert.

Eine IT-Stelle bleibt offen. Das Projekt läuft trotzdem weiter. Was in dieser Zeit passiert und was es wirklich kostet, wird selten vollständig durchgerechnet.

Dieser Artikel zeigt, was Unternehmen in der Recruiting-Lücke verlieren - und wann externe IT-Kapazität die schnellere, planbarere Antwort sein kann.

Die Recruiting-Zeitlinie in der Praxis

Recruiting für IT-Rollen besteht aus mehreren Phasen, die im Alltag oft vermischt werden - und die unterschiedlich lang dauern.

Time-to-Hire bezeichnet die Zeit vom Start des Bewerbungsprozesses bis zur angenommenen Einstellung. Der XING Bewerbungsreport 2025 misst diesen Wert im DACH-Benchmark mit rund 70 Tagen (Quelle: XING Bewerbungsreport 2025).

Time-to-Fill oder Besetzungszeit bezeichnet die Zeit, bis eine offene Stelle tatsächlich besetzt ist. Die Bitkom-Studie zum IT-Arbeitsmarkt 2025 nennt hier einen Durchschnitt von 7,7 Monaten für IT-Stellen in Deutschland (Quelle: Bitkom IT-Fachkräfte-Studie 2025).

Dazu kommen zwei Realitäten, die in vielen Recruiting-Kalkulationen untergehen: Die Kündigungsfrist der neu eingestellten Fachkraft - in Deutschland sind drei Monate Standard. Und das Onboarding, das erst nach dem Start beginnt und nicht mit dem ersten produktiven Tag im Projekt verwechselt werden sollte.

Je nach Rolle, Marktverfügbarkeit, Kündigungsfrist und Onboarding können mehrere Monate vergehen, bis eine neue IT-Rolle wirklich produktiv im Projekt ankommt. Was in dieser Zeit mit laufenden Projekten, Roadmaps und Teams passiert - das ist die eigentliche Frage.

Was in dieser Zeit wirklich passiert

Die Stelle ist offen. Das Projekt wartet nicht.

Was folgt, kennen viele IT-Verantwortliche aus eigener Erfahrung: Mehrarbeit im bestehenden Team. Urlaube werden verschoben. Die Arbeit, die eigentlich die neue Person übernehmen sollte, verteilt sich auf alle anderen - als Zusatzlast, nicht als Kernaufgabe.

Roadmap-Themen rutschen nach hinten. Vorhaben bleiben liegen. Der Backlog wächst, weil niemand die Kapazität hat, ihn systematisch abzuarbeiten. Der Druck steigt abteilungsübergreifend: Fachbereiche warten auf Ergebnisse, das Management fragt nach dem Projektstand, externe Kunden merken Verzögerungen.

Der eigentliche Schaden entsteht nicht auf einer einzelnen Kostenzeile. Er entsteht in Produktivität, Qualität, Kundenzufriedenheit - und letztlich in Vertrauen.

Dass dieser Druck kein Einzelfall ist, zeigen die aktuellen Zahlen: Laut Bitkom fehlen in der deutschen Wirtschaft 2025 rund 109.000 IT-Fachkräfte (Quelle: Bitkom IT-Fachkräfte-Studie 2025). 85 Prozent der befragten Unternehmen sehen einen Mangel auf dem Markt, 79 Prozent erwarten eine weitere Verschärfung in den kommenden Jahren.

Genau hier setzt Delvera an: Wir prüfen externe Engineering- und Consulting-Kapazität für konkrete Projektlücken, koordinieren den Start aus Deutschland und bleiben Ansprechpartner für Qualität, Kommunikation und Eskalation.

Die versteckten Kosten, die selten auf dem Tisch liegen

Sichtbare Recruiting-Kosten sind leicht zu erfassen. Was darunterliegt, findet sich selten in einer Kalkulation. Drei Kostengruppen lohnt sich, getrennt zu betrachten:

Direkte Recruiting-Kosten

Anzeigen, Recruiting-Plattformen, externe Dienstleister, Auswahlprozess. Für spezialisierte IT-Rollen werden bei Headhuntern oft 20 bis 30 Prozent des Jahresgehalts als Vermittlungsprovision fällig.

Interne Zeitkosten

Jedes Interview bindet Zeit von Teamleads, CTOs und Fachbereichen. Mehrere Interviewrunden mit mehreren Gesprächsteilnehmern summieren sich schnell auf Tage - nicht Stunden.

Projekt- und Opportunitätskosten

Verzögerte Features. Verschobene Kundenprojekte. Ein wachsender Backlog. Produktivitätsverlust im bestehenden Team durch Mehrbelastung. Diese Kosten erscheinen in keiner Rechnung - und sind trotzdem real.

StepStone beziffert in einer Vakanzkosten-Studie die durchschnittlichen Vakanzkosten in Deutschland mit rund 49.500 Euro und eine durchschnittliche Vakanzzeit von 138 Tagen (Quelle: StepStone Vakanzkosten-Studie). Die tatsächlichen Kosten hängen stark von Rolle, Gehalt, Unternehmensgröße, Projektbeitrag und Vakanzdauer ab - die Zahl ist ein Anhaltspunkt, keine Schablone.

Was passiert, wenn nicht eine Rolle fehlt, sondern drei?

Einzelne offene Stellen sind schon anspruchsvoll. Was passiert, wenn gleichzeitig ein Backend-Engineer, ein Cloud-Spezialist und ein QA-Engineer fehlen?

Mehrere parallele Recruiting-Prozesse. Mehrere Onboarding-Phasen. Mehrere Kündigungsfristen, die sich überschneiden oder verschieben. Kumulierte Projektverzögerung. Und das in einem wirtschaftlichen Umfeld, in dem Headcount-Budgets unter Druck stehen und Hiring Freezes keine Ausnahme sind.

Die Frage ist nicht, ob internes Recruiting sinnvoll ist. Die Frage ist, was mit dem Projekt passiert, das jetzt starten muss.

Entscheidungshilfe: internes Recruiting vs. externe IT-Kapazität

Internes Recruiting bleibt sinnvoll für langfristige Kernrollen. Für kurzfristige Projektkapazität, Skill-Lücken oder Backlog-Abbau kann externe IT-Kapazität oft schneller und flexibler sein.

Wann externe IT-Kapazität die schnellere Antwort ist

Externe IT-Kapazität ist eine Ergänzung - kein Ersatz für ein gutes internes Team. Sinnvoll wird sie in konkreten Situationen:

• Wenn das Projekt ein festes Startdatum hat und nicht auf die interne Besetzung warten kann.
• Wenn Skill-Lücken kurzfristig entstehen - eine neue Technologie, ein Migrationsprojekt, ein Cloud-Move, der spezifische Expertise braucht.
• Wenn Projektspitzen ausgeglichen werden müssen, ohne langfristig Headcount aufzubauen.
• Wenn der Backlog systematisch abgebaut werden soll, während das interne Team das Tagesgeschäft trägt.
• Wenn Recruiting weiterläuft, das Projekt aber jetzt starten muss.

Für gängige Rollen kann ein Projektstart oft in unter 14 Tagen realistisch sein - abhängig von Rolle, Seniorität und Verfügbarkeit. Spezialisierte Rollen wie SAP, Salesforce oder ServiceNow brauchen mehr Vorlauf.

Entscheidend ist nicht nur Geschwindigkeit. Wichtig ist, dass Rolle, Seniorität, Kommunikationsmodell und Standortmodell vor dem Start sauber geprüft werden.

Laufzeit und Setup werden vor Projektstart geklärt. Wenn sich der Bedarf verändert, kann das Setup angepasst oder beendet werden.

Was vor der Entscheidung geklärt werden sollte

Bevor externe Kapazität ins Projekt geholt wird, lohnt es sich, folgende Fragen zu klären:

• Wie lange kann das Projekt realistisch auf die interne Besetzung warten?
• Welche Rollen werden benötigt?
• Wie spezialisiert sind die Rollen?
• Ist Nearshore oder Offshore für diesen Einsatz sinnvoll?
• Welche Abstimmung ist zwischen Standorten und Zeitzonen notwendig?
• Welcher Budgetrahmen ist realistisch?
• Soll externe Kapazität nur überbrücken oder langfristig ergänzen?

Nach dem Gespräch sollte klar sein, ob externe IT-Kapazität für Ihren Fall sinnvoll ist, welches Modell passt, welcher Budgetrahmen realistisch ist und welcher Projektstart möglich wäre.

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